Importera elever och personal

FÖRBEREDELSE

Innan ni börjar

Importen gäller alltid en skola och en termin i taget. Se till att skolans Lov och studiedagar är ifyllda först — startdatumen i importen räknas mot den kalendern.

Krav på filen

• Högst 5 MB. Det finns ingen gräns för antalet rader.
• Mallarnas rubriker är på engelska. Låt dem stå kvar som de är — översätt dem inte.
• Standardmallen kräver kolumnerna Class, First name, Last name och Birth month. School, Grade och Special info är valfria.
• Email får lämnas tom. En elev utan e-postadress loggar in med sin emojikod i appen. Står det något i rutan måste det vara en riktig adress — en felstavad adress stoppas, så att ingen blir utan e-post av misstag.
• Rubrikerna matchas utan hänsyn till versaler och extra mellanslag, så ni behöver inte städa rubrikraden.
• Birth month skrivs som ÅÅÅÅ-MM och får inte ligga i framtiden. Innehåller filen fullständiga födelsedatum (ÅÅÅÅ-MM-DD) tas dagen bort vid importen — bara år och månad sparas.
• Rubriken över födelsemånaden får också heta Day of birth, Date of birth, Birthdate eller Födelsemånad. Alla betyder samma sak här, och dagen sparas aldrig.
• Terminen skrivs VT eller HT plus två siffror, till exempel HT25.
• Personal kan ligga i samma fil: klasslärare, speciallärare och rektor.

GENOMFÖRANDE

De fem stegen

Ingenting sparas förrän ni bekräftar i steg fem. Fram till dess är allt ni ser en förhandsgranskning.

Under tiden

• En ogiltig rad stoppar aldrig resten av filen. Den väljs bort, orsaken visas, och de övriga går igenom.
• Laddar ni om sidan mitt i importen försvinner allt och filen måste laddas upp igen. Ingenting sparas på vägen.
• En rektor i filen visas alltid, och plockas aldrig bort tyst. Rektorn blir Skoladmin bara om ni själva har rätt att utse Skoladmin — annars tas raden med enbart som information.

IDENTITET

Vad som händer med elever som redan finns

Importen skapar nya elever. Elever som redan finns rörs aldrig — de flyttas inte till en annan klass, återaktiveras inte och får inget nytt startdatum. Vill ni ändra en elev som redan finns gör ni det i elevlistan.

Regler

• Ser en rad ut som en elev ni redan har varnar importen och kryssar ur raden, så att ingenting händer med den. Ni kan rätta raden eller kryssa i den ändå.
• Varningen Eleven finns redan betyder samma e-postadress — då är det säkert samma person. Varningen Liknande elev finns redan betyder samma namn och födelsemånad, och då vet vi inte: två barn på skolan kan heta lika och vara födda samma månad. Bara ni kan avgöra det.
• Elever utan e-postadress känns igen på namn och födelsemånad i stället, och bara mot andra elever utan e-postadress på samma skola.
• Finns e-postadressen på en annan skola stoppas raden helt och går inte att importera. Vilken skola det gäller avslöjas inte, och eleven flyttas aldrig automatiskt.
• Står samma elev i flera klasser i filen blir det en elev med flera klasser. Samma elev och klass två gånger räknas som en dubblett.
• Efter importen kan startdatum ändras för de elever som ännu inte börjat träna, en i taget eller för flera samtidigt.